Ricavi più stabili con le ordinazioni digitali: dove aiutano davvero

I ricavi di un ristorante non sono mai una linea retta. Un sabato di sole riempie il dehors, un martedì di pioggia lascia mezza sala vuota, e gennaio non è luglio. Una parte di questo è semplicemente l'attività che hai scelto. Nessun sistema di ordinazione può far venire clienti un martedì di gennaio.

Quello che un sistema può fare è cambiare ciò che succede con i ricavi che hai già. In una serata piena si perde incasso a piccole dosi, i costi possono salire senza fare rumore, e molti titolari decidono a occhio perché i loro numeri sono difficili da leggere. Queste tre cose sono alla tua portata, ed è lì che le ordinazioni digitali possono rendere i ricavi più stabili. Questo articolo le passa in rassegna con onestà, con BiteTwo come esempio, e dice dove sono i limiti.

1. Ordini che non si perdono nelle serate piene

In una serata tranquilla, il servizio funziona. In una serata piena, ciò che costa denaro è l'attesa: l'ospite che voleva una seconda bevanda ma non è riuscito a farsi vedere da nessuno, il tavolo che ha rinunciato al dolce, il gruppo che se n'è andato perché il conto tardava.

Nessuna di queste perdite è drammatica. Insieme, sono la parte dei ricavi che dipende da quanto il team è sommerso quella sera.

Quando gli ospiti possono ordinare e chiamare il cameriere dal proprio telefono, questa dipendenza diminuisce:

• Un secondo giro è a un tocco. L'ordine compare subito sugli schermi del team, invece di aspettare che qualcuno passi dal tavolo.
• Le chiamate non si perdono. Una richiesta del conto o di aiuto compare in un elenco con il tavolo e l'orario, e ci resta finché qualcuno non se ne occupa.
• L'ora di punta smette di essere un collo di bottiglia. Il cameriere passa meno tempo avanti e indietro per prendere nota e più tempo in ciò che solo una persona può fare.

Una seconda bevanda non dovrebbe dipendere dal fatto che il cameriere passi per caso.

Non possiamo promettere una percentuale, e diffideremmo di chi lo fa: dipende dal tuo ristorante, dai tuoi ospiti e da quanti di loro usano la funzione. Quello che puoi fare è verificarlo tu stesso. Confronta una serata piena con e senza, e guarda gli ordini per ora.

2. Costi che puoi prevedere

La stabilità dei ricavi dipende anche da ciò che esce dal conto. Un sistema che fa pagare per ordine fa salire i costi proprio quando le cose vanno bene, e un canone mensile si paga anche nei mesi deboli.

BiteTwo è gratuito: nessun canone mensile, nessun costo di attivazione, nessuna commissione e nessun vincolo contrattuale, e il tuo team usa gli smartphone e i tablet che ha già. Questo non rende il tuo ristorante più redditizio da solo, ma toglie dalla lista un costo fisso e uno variabile. Un'attività stagionale, un caffè con inverni deboli o un evento di un solo fine settimana ha una spesa in meno da coprire nelle settimane in cui i ricavi sono bassi.

Significa anche che puoi smettere in qualsiasi momento senza perdere un investimento. Anche questa è stabilità: la decisione è facile da annullare.

3. Numeri che si capiscono davvero

Molti titolari sanno com'è andato il mese solo quando glielo dice il commercialista. Nel quotidiano decidono a occhio: «Sabato mi è sembrato debole». Così è difficile pianificare il personale, comprare la merce o individuare una tendenza al ribasso prima che faccia male.

Quando gli ordini passano per un unico sistema, i dati ci sono già:

• Ordini per ora di oggi, confrontati con lo stesso giorno della settimana precedente, in tempo reale nella dashboard. Durante il servizio vedi se la serata va meglio o peggio del solito.
• Fatturato degli ultimi 14 giorni per i titolari, senza gli ordini rimborsati, per vedere il ritmo della tua settimana.
• Un'esportazione CSV di qualsiasi periodo (oggi, ultimi 7 giorni, questo mese, il mese scorso o un intervallo a tua scelta) con data, ora, articolo, aliquota IVA e importi con e senza IVA. Passala al tuo commercialista oppure aprila in un foglio di calcolo.

L'elenco degli ordini in tempo reale è anche la fonte dei dati della dashboard.

Con qualche settimana di dati puoi rispondere a domande che decidono quanto sono stabili i tuoi ricavi:

• Quali giorni della settimana sono sempre forti e quali sempre deboli?
• Quando inizia l'ora di punta della serata e il team è pronto?
• Quali piatti compongono la maggior parte dei tuoi ordini e quali escono a malapena?

Niente di tutto questo porta un euro in più. Ti permette di decidere su personale e acquisti con i numeri invece che con la memoria, ed è ciò che evita che una brutta settimana diventi un brutto mese.

4. Piccoli dettagli che proteggono il margine

Alcune funzioni lavorano in secondo piano e tengono gli ordini vicini a ciò che volevi vendere:

• I prezzi vengono calcolati sul server. Il prezzo di un ordine viene dal tuo menu, mai dal telefono dell'ospite, quindi si incassa ciò che hai nel menu.
• Varianti ed extra. Le dimensioni (piccola o media) e gli extra (formaggio in più, un contorno) vengono offerti all'ordine, con il loro supplemento, perché non vengano dimenticati.
• Esaurito è esaurito. Segna un piatto come non disponibile e gli ospiti smettono di vederlo. La cucina non riceve ordini che non può servire, e l'ospite non resta deluso dopo aver aspettato.
• Orari del menu. Un menu del giorno può essere limitato ai giorni feriali e a una fascia oraria, perché gli ospiti lo ordinino solo quando è disponibile.
• Un codice personale per ospite. Gli ordini appartengono a una visita aperta dal personale, quindi nessuno ordina con la foto di un codice del tavolo, e dietro ogni ordine c'è una persona.

Cosa non fanno le ordinazioni digitali

Per essere onesti:

• Non portano clienti. Lo fanno il marketing, la posizione e le tue recensioni. (I nostri 5 consigli per ottenere recensioni migliori sono un buon inizio).
• Non aiutano se gli ospiti non le usano. In alcuni ristoranti le useranno in molti; in altri, solo pochi. Per questo il personale può inserire tutti gli ordini nello stesso sistema, e nessuno è obbligato a scansionare.
• Non sono una cassa. BiteTwo non emette scontrini fiscali né elabora pagamenti: gli ospiti pagano al cameriere, in contanti o con il tuo POS.
• Non sostituiscono un buon servizio. Gli lasciano solo più tempo.

Come capire se fa per te

Poiché provare non costa nulla, puoi misurare invece di supporre:

1. Scegli una serata confrontabile. Per esempio, i prossimi due venerdì.
2. Usa BiteTwo in una delle due, con il personale che inserisce gli ordini e gli ospiti liberi di scansionare.
3. Confronta gli ordini per ora, quanto è durata l'ora di punta e come si è sentito il team dopo.
4. Tienilo o lascialo. Non c'è contratto né preavviso.

Se le tue serate sono più fluide e i tuoi numeri più chiari, lo tieni. Se no, hai perso un'ora di configurazione e nessun denaro.

Conclusione

Le ordinazioni digitali non rendono stabili i ricavi da sole. Quello che fanno è ridurre le oscillazioni evitabili: meno ordini persi quando il team è sommerso, nessun canone che sale e scende con le tue vendite e numeri che ti mostrano ciò che succede prima che il mese finisca. Per un ristorante con poco margine per le sorprese, vale la pena provarlo, soprattutto quando la prova è gratuita.

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