So reservieren Gäste: Reservierungscodes, Spamschutz und Bestätigung

Eine Online-Buchungsseite ist bequem für Gäste und zugleich eine offene Tür für Fake-Buchungen und Tische, die leer bleiben. BiteTwo bietet zwei Wege, Gäste buchen zu lassen, und beide sorgen dafür, dass hinter einer Reservierung ein echter Mensch steht. Dieser Beitrag zeigt die Reservierung Schritt für Schritt aus Sicht des Gastes.

Die Buchungsseite

Jedes Restaurant hat seine Buchungsseite unter /reservations/ihre-adresse, mit derselben Adresse wie die öffentliche Speisekarte. Solange Gäste buchen können, zeigt die öffentliche Speisekarte einen Button Tisch reservieren.

Der Gast wählt die Personenzahl, einen Tag und eine der freien Startzeiten. Je nach Ihren Einstellungen wählt er auch einen Bereich oder einen Tisch im Raumplan. Dann gibt er Namen und E-Mail-Adresse ein, optional eine Telefonnummer und eine Notiz wie „Kinderstuhl“. Die Seite spricht die Sprache des Gastes: Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Tschechisch oder Portugiesisch.

Buchen mit Reservierungscode

Im Modus Gäste mit Code sehen nur Personen mit einem Code von Ihnen die freien Zeiten. Codes legen Sie und Ihr Personal auf der Seite Reservierungen unter Codes an:

• eine Bezeichnung, zum Beispiel „Stammgäste“ oder „Hochzeit Müller“,
• die maximale Zahl der Buchungen (eine, einige oder unbegrenzt),
• optional ein Datum gültig bis.

Jeder Code hat 8 Zeichen und lässt sich als Link teilen, der ihn ausfüllt. BiteTwo zählt, wie oft ein Code genutzt wurde, lehnt ihn ab, wenn er aufgebraucht oder abgelaufen ist, und Sie können einen Code jederzeit ausschalten. Reservierungen mit Code sind sofort bestätigt, denn der Code sagt Ihnen schon, wer der Gast ist.

Codes funktionieren auch im öffentlichen Modus. Ein Gast mit Code überspringt die Bot-Prüfung und den E-Mail-Schritt.

Öffentliches Buchen: die unsichtbare Bot-Prüfung

Im Modus Alle online kann jeder buchen. Um Bots ohne Rätsel oder Bilderaufgaben fernzuhalten, nutzt BiteTwo eine Proof-of-Work-Prüfung:

1. Schickt der Gast die Buchung ab, bekommt sein Browser eine kleine Aufgabe vom Server.
2. Er löst sie, indem er Zahlen ausprobiert, bis ein Hashwert passt. Auf dem Handy dauert das etwa eine Sekunde, der Gast sieht nur „Wird geprüft…“.
3. Der Server prüft die Lösung. Jede Lösung gilt nur einmal und verfällt nach zehn Minuten.

Für einen echten Gast spielt diese Sekunde keine Rolle. Ein Bot, der Hunderte Buchungen anlegen will, muss sie für jede einzelne bezahlen. Dazu kommt:

• ein verstecktes Formularfeld erkennt einfache Bots, die dann eine normale Antwort bekommen, während nichts gespeichert wird,
• eine E-Mail-Adresse kann höchstens 3 öffentliche Buchungen pro Stunde anlegen, ein Internetanschluss höchstens 10.

Bestätigen per E-Mail

Eine öffentliche Buchung hält den Tisch zunächst 30 Minuten. Der Gast bekommt eine E-Mail mit dem Button Reservierung bestätigen. Erst wenn er ihn antippt, ist die Reservierung bestätigt. Bestätigt niemand, storniert BiteTwo die Buchung und der Tisch ist wieder frei. Erfundene Adressen blockieren einen Tisch also nie lange.

Für die Bestätigung braucht es einen Tipp auf der Seite, die der Link öffnet. E-Mail-Programme, die Links automatisch prüfen, bestätigen die Buchung deshalb nicht versehentlich.

Haben Sie Jede Online-Buchung selbst bestätigen gewählt, kommt die bestätigte Buchung als Anfrage an. Ihr Team nimmt sie auf der Reservierungsseite an oder lehnt sie ab, und der Gast bekommt in beiden Fällen eine E-Mail.

Ändern oder stornieren

Jede E-Mail enthält den persönlichen Link des Gastes. Damit kann der Gast:

• die Reservierung mit Zeit, Personenzahl und Status sehen,
• Tag, Uhrzeit oder Personenzahl ändern. BiteTwo prüft die neue Zeit erneut und behält den Tisch, wenn er noch frei ist,
• die Reservierung stornieren, sodass der Tisch für andere frei wird.

Das geht bis zur von Ihnen eingestellten Vorlaufzeit, zum Beispiel 2 Stunden vor Beginn. Danach bittet die Seite den Gast, im Restaurant anzurufen. Der Link zeigt nur diese eine Reservierung, nie Ihre internen Notizen oder andere Buchungen.

Nicht erschienene Gäste und Datenschutz

Kommt eine Gruppe nicht, markiert das Personal die Reservierung als nicht erschienen, was den Tisch freigibt. Bucht später jemand mit derselben E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, sieht das Personal, wie oft der Gast schon nicht erschienen ist, und kann entscheiden, wie es damit umgeht.

Die Kontaktdaten der Gäste werden nur für ihre Reservierung verwendet. 90 Tage nach dem Besuch entfernt BiteTwo Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Notizen aus der Reservierung.